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実査管理

対象者の設定

調査対象者は、企画書で定義された対象条件の適格者でなければならない。
したがって、条件に適格か否かの確認ができる設問を設けなければならない。

注) 「記入者」確認のため、フェースシート項目を考慮し、非適格者を排除する手段を講じる必要がある。

調査票または挨拶状への記載事項

郵送法では、事前承諾なしに対象者を決定するケースが大部分であるため、その場合は、調査の主旨を十分に伝えなければならない。

注) 高い回収率を望む場合、事前に調査承諾の確認をとるケースもある。
2.1.調査票・挨拶状への記載事項
以下の項目を、調査票または挨拶状へ記載しなければならない。
  1. 調査目的
  2. 調査実施機関名・所在地
  3. 調査管理者(担当者)名
  4. 問い合わせ電話番号
  5. 謝礼品がある場合は、その種類・金額等
2.2.調査依頼の文面
対象者へ調査協力を依頼する際、「強制」または「義務」と解釈される表現は避けなければならない。
また、「匿名性」を保証する旨の文面を明記しなければならない。
2.3.対象者の機密保持
目に見えるID番号を用いるのは構わないが、それは管理のためだけに使用するもので、対象者のプライバシーは侵害されないという説明が添付されていなければならない。
注) 説明(下線部分)とは、つまり"個人情報とデータを結びつけて報告するものではない"こと

封入・投函作業

3.1.作業指示書の作成
封入・投函作業にあたる場合、以下の文言が含まれた「作業指示書(手順書)」を作成しなければならない。
  1. 日程
  2. 封入物
  3. 発送数
  4. その他
3.2.外部委託
封入・投函作業を外部に委託する場合でも、運営管理の責任は会員社にあり、本ガイドラインが適用される。
また、個人情報の漏洩がないよう、名簿等の管理が徹底されなければならない。
注) 個人情報保護の管理を徹底するために、外部に委託する場合は、その委託先と「契約書」を結ぶ必要がある。

調査結果の記録・管理

郵送調査においては、以下の記録を行い、管理されなければならない。

(1)調査概要の記録項目
  1. 調査目的・テーマ
  2. 調査種別(市場調査/世論調査/その他)
  3. 調査方法(メール・メール等)
  4. 調査地域
  5. 日程(発送日・投函締切日・返送期限・最終データ移管日)
  6. 調査対象条件・サンプル数(発送数・有効回収数)
  7. 調査ボリューム(用紙サイズ・ページ数)
  8. 提示物の有無・種類
  9. 謝礼品・謝礼発送のタイミング(同封・後日送り)
  10. 督促方法
(2)実査の記録項目
  1. 抽出台帳(住民基本台帳・選挙人名簿・クライアント提供リスト・調査機関のマスターサンプル等)
  2. 抽出方法(単純無作為・層化二段無作為等)
  3. クライアント名告知有無
  4. 事前挨拶状、リマインダーカード、督促状の有無
  5. 返信数
  6. 外部委託の状況
  7. 有効回収率及び「不能」内訳別数
  8. 備考(計画と実績のズレ、トラブルの有無と内容)

郵送調査対象者への留意点

(1)クレーム・問い合わせの処理
対象者からの「クレーム」「調査拒否」「内容等の問い合わせ」に関して、速やかに対応できるよう体制を整えておかなければならない。     

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