実査管理

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調査対象者は、企画書で定義された対象条件の適格者でなければならない。
したがって、条件に適格か否かの確認ができる設問を設けなければならない。

注）	「記入者」確認のため、フェースシート項目を考慮し、非適格者を排除する手段を講じる必要がある。

郵送法では、事前承諾なしに対象者を決定するケースが大部分であるため、その場合は、調査の主旨を十分に伝えなければならない。

注）	高い回収率を望む場合、事前に調査承諾の確認をとるケースもある。

2.1.調査票・挨拶状への記載事項

以下の項目を、調査票または挨拶状へ記載しなければならない。

2.2.調査依頼の文面

対象者へ調査協力を依頼する際、「強制」または「義務」と解釈される表現は避けなければならない。
また、「匿名性」を保証する旨の文面を明記しなければならない。

2.3.対象者の機密保持

目に見えるID番号を用いるのは構わないが、それは管理のためだけに使用するもので、対象者のプライバシーは侵害されないという説明が添付されていなければならない。

注）	説明(下線部分)とは、つまり"個人情報とデータを結びつけて報告するものではない"こと

3.1.作業指示書の作成

封入・投函作業にあたる場合、以下の文言が含まれた「作業指示書（手順書）」を作成しなければならない。

3.2.外部委託

封入・投函作業を外部に委託する場合でも、運営管理の責任は会員社にあり、本ガイドラインが適用される。
また、個人情報の漏洩がないよう、名簿等の管理が徹底されなければならない。

注）	個人情報保護の管理を徹底するために、外部に委託する場合は、その委託先と「契約書」を結ぶ必要がある。

郵送調査においては、以下の記録を行い、管理されなければならない。

(1)調査概要の記録項目

(2)実査の記録項目

(1)クレーム・問い合わせの処理: 対象者からの「クレーム」「調査拒否」「内容等の問い合わせ」に関して、速やかに対応できるよう体制を整えておかなければならない。